RESUMO
Este trabalho analisa a leitura de textos que trazem referências ao processo de digitalizar imagens e a qualidade digital para textos e documentos de arquivo. Aborda a importância da preservação de documentos e o uso da tecnologia para melhorar o armazenamento e o acesso ao usuário de documentação arquivística. Apresenta a relação que pode haver entre os hardwares envolvidos no processo de digitalização e a qualidade da imagem digital.
Palavras-chave: Digitalização. Imagem digital. Qualidade de imagem. Resolução digital. Texto digitalizado.
1 INTRODUÇÃO
Na medida em que os serviços estão cada vez mais amplos, fazendo a sociedade acumular uma infinidade de documentos, surgem, também, diversas formas de gerar, armazenar, organizar, compartilhar e acessar este volume de informações. Seguindo a tendência de preocupação com o meio ambiente, podemos considerar que os documentos em papel podem ser danificados facilmente e que a documentação digitalizada fica protegida da ação da umidade e do tempo. Existindo, assim, uma contribuição para a diminuição de produção de papel e uma organização otimizada dos acervos.
O gerenciamento eletrônico de documentos é uma importante ferramenta para o andamento eficiente de qualquer tipo de organização documental, assim como na produção e reprodução de documentos literários. Veremos, no decorrer deste trabalho, alguns recursos que envolvem o processo de digitalização de textos e documentos arquivísticos. Embora não seja um trabalho com profunda abordagem técnica e científica, este artigo mostrará, juntamente com o desenvolvimento da pesquisa literária, figuras de alguns equipamentos e periféricos utilizados neste processo de tornar os documentos em imagens digitalizadas.
A base desta pesquisa vem dos textos do Projeto Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos – CBPA. Este artigo, portanto, aborda o processo de digitalizar imagens e os requisitos de resolução digital para textos. Apresenta alguns exemplos práticos de instituições que já utilizam a produção de documentos eletrônicos ou a digitalização de documentos físicos, facilitando o acesso do usuário ou do cliente.
2 A DIGITALIZAÇÃO
Os documentos produzidos na administração de uma instituição podem ser digitalizados para facilitar sua guarda, organização, compartilhamento e acesso. Um documento digitalizado pode ser facilmente encontrado no ambiente virtual. Seja em um computador pessoal, ou em um sistema entre computadores de uma empresa ou no ambiente globalizado da Internet. Para iniciar o processo de digitalização será necessário um equipamento que faça a leitura do documento e o envie para o computador.
O scanner(Fig.1) é o aparelho mais utilizado para fazer esta leitura. Ele faz uma varredura no documento a ser digitalizado, num processo semelhante ao de uma máquina fotocopiadora. A grande vantagem é que o scanner, quando conectado ao micro e através de um software instalado no computador, envia o documento em forma de uma linguagem digitalizada ao microcomputador e este último lê, processa esta linguagem e a transforma em imagem visível aos nossos olhos.
Esta transformação do documento real em documento digital, quanto mais eficiente ela for, mais características do documento original impresso ela vai captar. Abaixo, um exemplo de documento digitalizado (Fig.2).
Atualmente, a grande maioria de documentos é criada no ambiente virtual. Poderíamos nos perguntar, então, o por quê da digitalização de documentos. A resposta é simples. Assim como criamos diversos documentos no computador, não temos acesso a muitos outros documentos que não seja em sua forma digitalizada. Não temos todos os programas geradores de documentos ou não somos aptos a ter todas as ferramentas que tornam possível produzir determinada documentação. Podemos acessar uma diversidade de materiais na Internet, por exemplo, porque, simplesmente, foram digitalizados e dispostos ali para nosso acesso. Alguns documentos ou textos, são criados eletronicamente e disponibilizados na rede. Outros, digitalizados a partir de originais impressos em papel.
Muitas seguradoras, por exemplo, já disponibilizam as apólices e as condições gerais de seguros contratados, a seus clientes, através de mensagens eletrônicas. O arquivo enviado, em anexo, na mensagem é em forma de PDF (Portable Document Format). Indivíduos, empresas e agências governamentais utilizam o formato PDF como uma ótima forma de comunicação, divulgação e compartilhamento de documentos enquanto mantém o conteúdo inalterado, prevenindo os direitos autorais. O cliente pode imprimir e guardar o documento em seu arquivo pessoal ou mantê-lo na memória do computador ou do servidor de e-mail.
3 QUALIDADE DA IMAGEM DIGITAL
O uso de máquinas eficientes, assim como o conhecimento adquirido de quem as utiliza, garantem a qualidade da imagem digital. Todo o processo de digitalização começa na preparação dos documentos a digitalizar. Após, é executado o primeiro controle de qualidade, através da visualização do documento digitalizado e se este conferir com o original, o documento digital é enviado para a base de dados e o documento original arquivado, conforme se encontrava antes do processo de digitalização.
Um processo eficiente de digitalização de arquivos já impressos, possibilita a captura de todas as características do documento, possibilitando uma futura reimpressão deste documento com 100% de suas características de cor e imagem preservadas. (IMG DIGITAL1)
Utilizando-se de meios eletrônicos para produzir e ou reproduzir seus documentos administrativos, as empresas ou instituições aperfeiçoam tanto o acesso aos documentos arquivísticos quanto a própria qualidade e preservação de seus documentos. Administrar ou gerenciar documentos arquivísticos, a partir da aplicação de conceitos e teorias difundidas, garante às empresas públicas ou privadas obter maior controle sobre as informações que produzem e ou recebem.
A capacidade do computador e os programas instalados, assim como o desempenho do próprio scanner ou qualquer outro periférico são determinantes para a qualidade da imagem do documento arquivístico escaneado. O espaço de armazenamento de uma imagem, no computador, é muito maior do que um arquivo de texto produzido através da digitação. Mesmo esta imagem sendo de um original impresso em forma de texto. A qualidade do documento digitalizado é tão importante quanto a preservação do documento original. Em alguns casos, a digitalização torna o documento mais acessível à leitura do que o próprio original.
Abaixo, uma página de um boletim de ocorrência (Fig.3) em que o original, mesmo produzido em computador de uma delegacia da Policia Civil, foi impresso em máquina impressora matricial, com a cor em escala de cinza. O resultado deste procedimento impedia o envio por fax, pois chegava ao destino completamente ilegível.
As fotocopiadoras encontradas e alguns scanners não apresentaram o resultado esperado e a solução foi escanear o documento com a melhor resolução possível em um equipamento de última geração. O resultado foi um documento digitalizado, com uma visualização possível.
4 CONSIDERAÇÕES FINAIS
O uso da digitalização pode auxiliar no desempenho de funções administrativas e de acessibilidade a documentos arquivísticos. Porém, a tecnologia da digitalização, conforme os textos estudados, ainda está no início e é preciso ter muita cautela. O cuidado em não apoiar-se totalmente na digitalização e na produção eletrônica de documentos é primordial para a consulta e o acesso às informações. Enquanto um volume grande de massa documental pode tirar mais tempo do usuário para sua organização e consulta, os arquivos digitalizados podem ser acessados em um tempo mínimo, dependendo da velocidade dos programas e da máquima onde se encontram. Isso pode levar alguns à idéia equivocada de que os documentos impressos não tem mais lugar na administração de documentos.
No entanto, o documento arquivado em computador depende de uma série de outros periféricos, além da memória da máquina. Sem um programa de leitura, de editoração, um monitor ou uma impressora, não temos acesso às informações ali armazenadas. O documento impresso em papel ainda é necessário, principalmente no que diz respeito à leitura e visualização garantida dos documentos arquivísticos.
REFERÊNCIAS
OGDEN, Sherelyn. O básico sobre o processo de digitalizar imagens. p.7-10. In: Reformatação. 2. ed. Rio de Janeiro: Projeto Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos: Arquivo Nacional, 2001. (nº 44 a 47)
KENNEY, Anne r. ; CHAPMAN, Stephen. Requisitos de resolução digital para textos: métodos para o estabelecimento de critérios de qualidade de imagem. p.7-25. 2. ed. Rio de Janeiro: Projeto Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos: Arquivo Nacional, 2001. (nº 51)
IMG DIGITAL – Empresa de digitalização – Texto comercial - http://www.imgdigital.com.br/1.htm
Acesso em 25/05/2009
